Disclaimer: raadpleeg altijd een jurist. Het onderstaande artikel kan onjuistheden bevatten of regelgeving kan gewijzigd zijn.

Wet- en regelgeving omtrent het archiveren van websites: voor wie geldt het en wat zijn de kaders?

In het digitale tijdperk functioneren websites als een belangrijke bron van informatie, communicatie en dienstverlening. Zowel overheidsinstellingen als particuliere organisaties en bedrijven presenteren online essentiële gegevens. Maar wat gebeurt er met deze informatie op de lange termijn? Is er wet- en regelgeving voor het archiveren van websites en voor wie geldt deze?

In dit artikel zetten we de belangrijkste richtlijnen en wetten omtrent het archiveren van websites op een rij, en gaan we in op de vraag welke partijen hieraan gebonden zijn.

1. De juridische context in Nederland
In Nederland is de bewaar- en archiveringsplicht van documenten met name van toepassing op overheidsorganisaties. Deze verplichting komt voort uit de Archiefwet (1995), het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Hoewel deze wet- en regelgeving primair is opgesteld voor de traditionele, papieren archieven, omvat ze tegenwoordig ook digitale gegevens, waaronder informatie op websites.

Overheidswebsites:

• Archiefwet (1995): Overheidsinstellingen (zoals ministeries, gemeenten, provincies en waterschappen) zijn verplicht hun archiefbescheiden, waaronder digitaal gepubliceerde informatie, te beheren, te bewaren en – wanneer deze van blijvende waarde worden geacht – over te dragen aan een (rijks)archiefinstelling.
• Duur van bewaring: De selectie en bewaartermijn worden vastgelegd in selectielijsten en besluiten, welke per type overheidsorgaan en soort informatie kunnen verschillen. Over het algemeen moeten waardevolle gegevens voor de samenleving, geschiedenis en rechtszekerheid blijvend worden bewaard.
• Actualiteit en integriteit: De informatie op overheidswebsites fungeert vaak als officieel kanaal voor beleid, regelgeving en openbare dienstverlening. Daarom is het van belang dat deze informatie op lange termijn raadpleegbaar blijft. Het archiveren van websites helpt om bestuurlijke beslissingen en beleidsveranderingen achteraf te kunnen verantwoorden en reconstrueren.

2. Toepassing op semipublieke en private organisaties
Voor private bedrijven en semipublieke organisaties (zoals zorginstellingen, onderwijsinstellingen en culturele instellingen) geldt in het algemeen geen wettelijke verplichting om hun gehele website te archiveren zoals bij de overheid. Toch kunnen er indirect regels zijn die het noodzakelijk maken om (bepaalde onderdelen van) een website te bewaren:

• Sectorspecifieke regelgeving: In sommige sectoren, bijvoorbeeld de financiële sector, gezondheidszorg of farmaceutische industrie, bestaat er een bewaar- en documentatieplicht voor bepaalde gegevens. Als deze gegevens via een website worden gecommuniceerd, kan dit impliceren dat een organisatie kopieën van die webpagina’s of documentatie moet bewaren, om bijvoorbeeld toezicht en auditing mogelijk te maken.
• Bewijsvoering en juridische geschillen: Bij mogelijke juridische conflicten (bijvoorbeeld over intellectueel eigendom, reclame-uitingen, algemene voorwaarden of productinformatie) kan het relevant zijn om aan te tonen wat er op een bepaald moment op de website stond. Hoewel er geen directe archiefwet voor private organisaties is, kan het verstandig zijn om ten minste periodiek snapshots of back-ups te maken.

3. Internationale context en trends
Op internationaal vlak zijn er organisaties zoals het Internet Archive (archive.org) die websites massaal en automatisch archiveren voor cultureel en historisch onderzoek. Deze archieven zijn niet wettelijk verplicht, maar bieden wel een belangrijke maatschappelijke functie. Er is in Europa en elders in de wereld geen uniforme, verplichte wetgeving die private partijen dwingt om hun websites op lange termijn te bewaren. Toch zien we wel ontwikkelingen:

• E-Discovery en compliance: Met name in landen als de Verenigde Staten en in sectoren met strikte regelgeving (zoals financiële dienstverlening) kan het verplicht zijn om bepaalde digitale informatie (inclusief webcontent) gedurende een vastgestelde periode te bewaren, zodat deze in geval van audits of rechtszaken kan worden overlegd.
• Europese regelgeving rond informatiebeheer: Hoewel er geen specifieke EU-richtlijn is voor website-archivering, gelden binnen de EU wel algemene kaders voor gegevensbeheer, zoals de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Deze richt zich echter meer op het beschermen van persoonsgegevens dan op het structureel archiveren van webpagina’s. Niettemin kan de AVG indirect invloed hebben op wat u bewaart, hoe lang en op welke manier.

4. Best practices en praktische tips
Hoewel er voor veel particuliere organisaties geen harde archiefplicht bestaat, is het verstandig om zelf een archiveringsbeleid op te stellen, zeker als uw website belangrijke informatie verschaft of als er sectorspecifieke vereisten zijn. Enkele aanbevelingen:

• Regelmatige back-ups: Maak periodiek volledige back-ups van uw website en bewaar deze op een veilige locatie.
• Versiebeheer: Houd bij wanneer belangrijke wijzigingen op de website plaatsvinden (zoals updates van algemene voorwaarden, productinformatie of juridische verklaringen).
• Metadatering: Voor overheidsinstanties is goede metadatering essentieel om later informatie snel te kunnen vinden en interpreteren. Voor bedrijven kan dit ook nuttig zijn, zeker als er sprake is van complexe of kritische informatie.
• Gebruik van webarchiveringstools: InnoDIGI kan uw website naar wens dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks of eenmalig archiveren conform de bepalingen in de richtlijn archiveren overheidswebsites. Bekijk onze website archivering pagina.

5. Conclusie
De wet- en regelgeving omtrent het archiveren van websites is met name relevant voor overheidsorganisaties, die vanuit de Archiefwet en gerelateerde regelingen verplicht zijn om hun digitale informatie, waaronder websitecontent, op lange termijn toegankelijk te houden. Voor private en semipublieke organisaties geldt meestal geen expliciete plicht tot archivering, maar kunnen wel indirecte eisen voortvloeien uit sectorspecifieke regelgeving, juridische risico’s en bewijslast in geval van geschillen.

In een samenleving waarin digitale informatie een steeds grotere rol speelt, wordt het zorgvuldig beheren en archiveren van webinhoud alleen maar belangrijker. Door een actief archiveringsbeleid te hanteren, voldoen organisaties niet alleen aan wettelijke vereisten, maar behouden ze ook hun digitale erfgoed, informatie-integriteit en verantwoording voor de toekomst.